Niet de klik, maar de competenties doen er toe

Op een inclusieve arbeidsmarkt hebben alle werkzoekenden in principe een even grote kans op een baan. Maar, de realiteit in Nederland is dat er nog veel wordt gediscrimineerd in werving en selectie. Dat gebeurt bewust, maar ook onbewust. Zo speelt in veel organisaties ‘de klik’ met kandidaten nog altijd een belangrijke rol in het selectieproces. Uit psychologisch onderzoek blijkt dat je daarbij het risico loopt te selecteren op basis van (onbewuste) vooroordelen en stereotypen. Zo ‘klikken’ mensen vaak beter met mensen die dezelfde afkomst en achtergrond hebben als zijzelf. Objectief werven en selecteren is een evidence based-methode waarbij human resources (hr)-medewerkers handvatten krijgen om niet af te gaan op ‘de klik’, maar te selecteren op basis van competenties van kandidaten.

Doel, methode en uitvoering van pilot

Voor de uitvoering van deze pilot heeft KIS begin 2022 op landelijke schaal mkb’ers geworven. Er is gemikt op mkb’ers die zich al inzetten voor een divers personeelsbestand. Het doel was de mkb’ers (kosteloos) te trainen om bij het werven en selecteren van personeel niet af te gaan op de persoonlijke klik, maar op objectieve competenties. De training vond plaats in mei en er deden zes bedrijven aan mee. Tijdens de training zijn de bedrijven getraind op het herkennen van mechanismen van uitsluiting en op hoe onze hersenen werken bij vooroordelen en stereotypen. Projectleider en onderzoeker Mellouki Cadat-Lampe legt uit wat de training inhield: ‘Door de werking van het brein te verbinden aan de bredere context van discriminatie op de arbeidsmarkt hebben we bedrijven willen laten zien hoe gemakkelijk discriminatie en uitsluiting kunnen optreden. We hebben ook concrete voorbeelden van diversiteit op de werkvloer laten zien. Zo hebben we de mkb’ers aangezet tot actie. Zij zijn aan de slag gegaan met concrete plannen om objectief werven en selecteren toe te passen.’ Na de training bleef KIS beschikbaar als helpdesk om deze bedrijven te steunen met raad en daad.

Wat opvalt, is dat de helft van de bedrijven het hierboven beschreven traject heeft afgerond. Volgens projectleider Cadat-Lampe is dit een hoopvol signaal van betrokkenheid van bedrijven: ‘In de training hebben we versterkt wat ze al doen. Daarmee werd de ondersteuning meteen praktisch toepasbaar. We hebben ze ondersteund in het opstellen van actieplannen om objectief werven en selecteren in de praktijk te brengen. Hierbij hebben we ook aandacht besteed aan het wegnemen van obstakels. Zo hebben we duidelijk aangegeven dat er mensen moeten worden vrijgemaakt om het proces van objectief werven en selecteren zorgvuldig te ontwikkelen, toe te passen en te borgen.’

Een kandidaat moet vooral gemotiveerd zijn

Ervaringen van geïnterviewde bedrijven met de pilot

Hr-medewerker Hanneke Walter van schoonmaakbedrijf Novon typeert haar ervaring met de pilot objectief werven en selecteren als waardevol: ‘Ik heb in eerste instantie meegedaan aan de pilot voor de werving van schoonmaakpersoneel. Maar ik kwam er gaandeweg achter dat we al best veel doen dat voldoet aan objectief werven en selecteren. Bovendien stellen we voor het verrichten van schoonmaakwerk niet veel eisen. Op de afspraak komen en netjes gekleed zijn, is eigenlijk al voldoende. Een kandidaat moet vooral gemotiveerd zijn. Wij vragen dan ook altijd naar waarom iemand hier graag wil komen werken. Door objectief werven en selecteren toe te passen, werven we meer op competenties en minder op wat kandidaten hebben gedaan of hun arbeidsverleden. We stellen nu ook de vraag: wat wil je leren?’

Door deelname aan de pilot is Walter tot een breder inzicht gekomen. Ze wil de methode ook voor andere functies gaan gebruiken: ‘De methode is zelfs nog beter toe te passen op ondersteunende functies, zoals administratie, verkoop, commerciële binnendienst en buitendienst, omdat we dan beter de competenties van een kandidaat in kaart kunnen brengen. Ik ga dit nu eerst laten landen in onze organisatie. Daarna wil ik gaan kijken hoe we dit vorm kunnen geven.’   

Gaby Westelaken, directeur van schoonmaakbedrijf GWS, was nog niet bekend met de methode van objectief werven en selecteren, maar merkte tijdens de training dat hij er al onbewust mee bezig is, bijvoorbeeld door het stellen van dezelfde vragen in elk sollicitatiegesprek: ‘De training vond ik nuttig, omdat het een goede opfrisser was én het heeft me geholpen om intern toch weer het een en ander te bespreken met als doel aandacht te besteden aan belangrijke zaken.’ Toen Westelaken het checkte, bleek bijvoorbeeld niet iedereen dezelfde vragenlijsten te gebruiken tijdens sollicitatiegesprekken. ‘Je merkt toch dat er na verloop van tijd wat dingen in sluipen: ieder hanteert zijn eigen werkwijze. Maar ik heb in verschillende teams benadrukt dat ze de sollicitatiebrieven moeten beoordelen aan de hand van een lijst met competenties. Het was voor iedereen weer een reminder om terug te gaan naar hoe we het hadden afgesproken. Door mee te doen aan de pilot, ben ik hier bewuster mee bezig.’

Door objectief werven en selecteren toe te passen, zijn we nog meer aandacht gaan besteden aan een diverse samenstelling van de sollicitatiecommissie

Voor Iris Kappelle, hr-medewerker bij antidiscriminatievoorziening RADAR, heeft deelname aan de pilot als inzicht opgeleverd dat er altijd vanuit meerdere perspectieven naar een kandidaat wordt gekeken. ‘Door objectief werven en selecteren toe te passen, zijn we nog meer aandacht gaan besteden aan een diverse samenstelling van de sollicitatiecommissie. Ook vinden we het belangrijk om vanuit verschillende perspectieven naar een sollicitant te kijken: zo hebben wij altijd een hr-medewerker, een toekomstige collega en een leidinggevende in de commissie zitten. Ook stellen we zoveel mogelijk dezelfde vragen aan alle kandidaten. Het blijft lastig om na een gesprek niet even met elkaar als commissie een opmerking uit te wisselen over hoe een gesprek verliep. De training tijdens de pilot heeft me er wel weer aan herinnerd waarom het belangrijk is om dat juist niet te doen. Maar de praktijk is weerbarstig. Op papier staat het er allemaal keurig, maar soms is de praktijk anders. Neem de normeringstabel, hoe zorg je ervoor dat elk commissielid ongeveer hetzelfde beoordeelt? Ik merk dat we aan de voorkant nog wat dingen scherper moeten benoemen. Ook willen we vacatureteksten meer competentiegericht opstellen én daaraan vasthouden tijdens de selectie en het gesprek. Zo voeren we nu intern het gesprek over diploma’s als uitsluitende eis. Het is belangrijk om ook al tijdens het proces, in het gesprek, te vragen naar hoe de procedure wordt ervaren door de kandidaten. Die feedback neem ik mee om vanuit daar de werving- en selectieprocedure waar mogelijk aan te passen voor volgende kandidaten.’  

Belangrijkste bevindingen

Zoals uit de ervaringen van de deelnemende bedrijven blijkt, zijn er enkele thema’s die aandacht behoeven. Onderstaand de vier belangrijkste bevindingen van deze pilot:

Bevinding 1: De wil om te veranderen is er, de worsteling ook

Bij de geïnterviewde bedrijven zijn duidelijk een bewustzijn en de wil om te handelen, met als doel het objectief werven en selecteren handen en voeten te geven binnen de eigen organisatie. ‘Maar we merkten ook dat bedrijven worstelen met de gestructureerde aanpak die aan de basis ligt van de methode objectief werven en selecteren. Het vooraf goed bedenken welke competenties belangrijk zijn en hoeveel punten je eraan toekent, is niet voor alle bedrijven gemakkelijk. Sommige bedrijven hadden moeite om de procedure vanaf de basis goed in te richten én eraan vast te houden gedurende het hele sollicitatieproces,’ licht projectleider Cadat-Lampe toe.

Een andere belangrijke worsteling van deelnemende mkb’ers bevindt zich op het vlak van beschikbaarheid van mensen en middelen, zo blijkt uit de interviews. ‘Zeker bij kleinere bedrijven hebben we gezien dat er soms niet voldoende uren zijn om een protocol rondom objectief werven en selecteren uit te rollen. Idealiter beschikt een organisatie over meerdere mensen in de organisatie die de rol van change agents op zich willen nemen. Medewerkers die kennis en skills hebben, zoals nieuwsgierigheid, creativiteit, overtuiging en moed, om diversiteit en inclusie, objectief werven en selecteren als een nieuwe manier van doen binnen het bedrijf te bevorderen en ondersteunen. Deze interne aanjagers van verandering zijn cruciaal’, aldus Cadat-Lampe.

Naast de beschikbaarheid van mensen en middelen is ook de organisatorische continuïteit belangrijk. Zo zagen de onderzoekers dat enkele kartrekkers vertrokken naar andere organisaties en de overdracht te wensen overliet. Een gebrek aan continuïteit kan dus een valkuil zijn voor de borging van objectief werven en selecteren in een organisatie.

Het invoeren van dit protocol vergt hoe dan ook een tijdsinvestering en serieuze commitment, waarschuwt Cadat-Lampe: ‘Niet alle getrainde bedrijven leken hieraan te kunnen voldoen. De helft van de bedrijven die we hebben geworven voor deze pilot is voortijdig afgehaakt. De andere helft worstelt. Tegelijkertijd zien we wel hoopgevende resultaten: een schoonmaakbedrijf gaat het protocol niet alleen invoeren voor het werven van schoonmaakpersoneel, maar ook voor kantoorfuncties. En een kennisorganisatie gaat extra aandacht besteden aan diverse sollicitatiecommissies met als doel vanuit meerdere perspectieven naar een kandidaat te kijken’, aldus Cadat-Lampe.

Bevinding 2: Verschillen in bron van motivatie

Alle bedrijven vonden het belangrijk om aan de slag te gaan met objectief werven en selecteren, maar er zijn wel verschillen in waar de motivatie vandaan komt, zag Cadat-Lampe: ‘Bij de geïnterviewde bedrijven in de schoonmaakbranche zagen we dat ze sterker gemotiveerd waren door economisch belang. En dat is ook niet vreemd, want het succesvol werven van schoonmaakpersoneel is voor hen een cruciale overlevingsstrategie. Bij de geïnterviewde hr-medewerker van RADAR zagen we dat de motivatie om zich in te zetten voor objectief werven en selecteren in het dna lijkt te zitten, want RADAR heeft als missie het bevorderen van diversiteit en inclusie en het bestrijden van uitsluiting, discriminatie en racisme. De methode valt bij zo’n bedrijf dus in vruchtbare grond. Gelijke kansen bieden lijkt al in de structuur en cultuur van de organisatie te zitten. Het is dan nog wel de uitdaging om het protocol van objectief werven en selecteren te implementeren en dan goed te kijken wat werkt.’

Het is belangrijk dat er draagvlak wordt gecreëerd binnen het bedrijf

Bevinding 3: Duidelijk aanspreekpunt binnen organisatie is nodig

Tijdens de pilot stelden mkb’ers de vraag wat je moet doen om de methode van objectief werven en selecteren geïmplementeerd te krijgen in de organisatie. ‘Wat werkt, is het hebben van een probleemeigenaar, liefst een hr-medewerker die dit oppakt en portefeuillehouder is. Belangrijk is dat die persoon ook naar het management en de directie toe kan stappen met signalen en zo nodig adviezen kan geven. Zo kun je bijdragen aan het vestigen van sociale normen die bijdragen aan diversiteit en inclusie. Daarbij is het belangrijk dat er draagvlak wordt gecreëerd binnen het bedrijf’, zegt Cadat-Lampe.

Bevinding 4: Geen gebruik gemaakt van helpdesk

Een andere opvallende uitkomst uit de pilot is dat geen van de deelnemende bedrijven gebruik heeft gemaakt van de helpdesk die KIS had ingericht, signaleert projectleider Cadat-Lampe: ‘Een verklaring kan zijn dat de geïnterviewde organisaties niet voldoende personeel hebben om dit goed op te pakken. De meeste mkb'ers hebben geen grote hr-stafafdelingen.’

Bijvangst van pilot

De pilot heeft naast bovengenoemde concrete resultaten ook op twee vlakken bijvangst opgeleverd:

1. De bedrijven die in het kader van de pilot geworven zijn, zijn ook geattendeerd op de Community of Practice ‘Objectief werven en selecteren’ van De Normaalste Zaak. Dit is een verband van bedrijven dat ambities op het vlak van diversiteit en inclusie wil realiseren door van elkaar te leren en verdieping te bereiken.
2. Aan de deelnemende bedrijven is gevraagd, om de door Movisie en SER Diversiteit in Bedrijf (DIB) ontwikkelde e-learning ‘Het nieuwe werven en selecteren’ (zie kader hieronder) te testen en terug te koppelen wat ze ervan vonden. Uit de reacties blijkt dat de e-learning een goed middel kan zijn voor leergerichte mkb’ers, mede omdat de tool een indicatie geeft van waar het bedrijf staat en welke stappen er nog te nemen zijn.

Tips voor mkb’ers én gemeenten

Wil je als mkb’er beter werven en selecteren? Dan zijn onderstaande tips voor jou onmisbaar. Wil je als gemeente je mkb-partners en opdrachtnemers stimuleren om objectief te werven en selecteren? Deze tips helpen je om je mkb-contacten mee te krijgen. De tips kun je als gemeenteambtenaar bijvoorbeeld delen in een lokale mkb-helpdesk of in een lokaal (online)platform waarop mkb-bedrijven met elkaar in contact kunnen komen om ervaringen en best practices te delen.

Jouw grondhouding als werkgever

Neem de tijd om objectief werven en selecteren onder de knie te krijgen, door bijvoorbeeld trainingen te volgen. Iets nieuws leren kost nu eenmaal tijd en inspanning. Als er geen tijd en/of mensen zijn, dan zou je hr-specialisten kunnen inhuren. Haal experts in huis om het protocol te introduceren en te borgen.

Haalbare doelen stellen

Een reis van 1000 mijl begint met de eerste stap: stel dus haalbare doelen. Begin niet meteen met torenhoge ambities, maar kijk eerst naar wat je al doet en probeer dat te versterken. De e-learning, ontwikkeld door Movisie en bedrijven, helpt je hierbij.  

De vacaturetekst

• Kijk kritisch naar de vacaturetekst. Bepaalde teksten zijn aantrekkelijker voor bijvoorbeeld jonge mensen en/of mannen. Er is software beschikbaar die vacatureteksten helemaal controleert op vooroordelen en tekstsuggesties doet voor een zo inclusief mogelijke tekst. Een voorbeeld van dergelijke software is Textmetrics. Het blijft altijd raadzaam om de vacaturetekst door een aantal verschillende mensen te laten lezen alvorens deze wordt gepubliceerd.
• Nodig in de vacaturetekst bepaalde doelgroepen expliciet uit om te solliciteren.
• Kijk kritisch naar waar je de vacaturetekst publiceert en welke kandidaten je daarmee bereikt. Adverteer in media waar de doelgroep te vinden is. Zoek je een kandidaat met een specifiek profiel? Huur dan een recruiter in.

Aan de slag binnen de organisatie

• Nodig medewerkers uit om mee te denken over het verbeteren van diversiteit en inclusie en faciliteer hen. Je hebt change agents nodig om verandering teweeg te brengen. Deze medewerkers zijn cruciaal, zeker wanneer ze ook het interne geheugen vormen.
• Vraag medewerkers om in sociale media op te treden als ambassadeurs. Hoe diverser de ambassadeurs, hoe meer herkenning bij bepaalde doelgroepen.
• Zorg voor continuïteit. In meerdere organisaties komt objectief werven en selecteren in het gedrang wanneer bijvoorbeeld de betrokken hr-medewerker de organisatie verlaat. Investeer dus in een netwerk van change agents.

Leren van ervaringen

Evalueer de sollicitatieprocedure met de betrokken partijen, onder wie de sollicitant die geselecteerd is. Net zoals bij een klantreis, kijk je naar alle fasen en hoe die zijn ervaren voor de sollicitant en andere betrokkenen. Zorg dat je borgt wat goed ging en noteer ook de geleerde lessen. Neem maatregelen als dat nodig is.

Heldere communicatie

Leg aan iedere kandidaat uit dat je werkt met objectief werven en selecteren, waarom je dat doet en wat het in de praktijk inhoudt.

Voorbereid zijn op nieuwe wetgeving

Door objectief werven en selecteren toe te passen, ben je voorbereid op de nieuwe wetgeving toezicht werving en selectie.

Meer tips

• Raadpleeg www.talentisbelangrijker.nl voor verschillende beschrijvingen en handreikingen die je helpen om objectief werven en selecteren in de praktijk te brengen.
• Test je kennis en ontvang verschillende tips door de e-learning te doen. Deze is ontwikkeld door Movisie in samenwerking met SER en het mkb.
• Sluit je aan bij een Community of Practice objectief werven en selecteren. Dit is een verband van bedrijven dat ambities op het vlak van diversiteit en inclusie wil realiseren door van elkaar te leren en verdieping te bereiken. Deze bedrijven worden intensief begeleid door professionals.  
• Bekijk de infographic Werven en selecteren van nieuwe collega’s.

Behoefte aan voorbeelden? Kijk dan eens naar deze tools:

• Format planning werving- en selectieprocedure
• Voorbeelden inrichting sollicitatiegesprekken
• Voorbeeld vacaturetekst
• Voorbeeld afwijzen of uitnodigen kandidaat
• Voorbeeld aanvraagformulier vacature
• Voorbeelden sollicitatievragen scores
• Checklist werving en selectie