1. Voldoe je aan de voorwaarden?

Het is belangrijk alle informatie op de website van het fonds goed door te lezen voordat je subsidie aanvraagt, aangezien er altijd voorwaarden worden gesteld en aanvragen uiteenlopend worden beoordeeld. Check bijvoorbeeld welke rechtsvorm je organisatie moet hebben om een aanvraag te kunnen doen. Bekijk dus eerst of jouw aanvraag voldoet aan de voorwaarden, voordat je besluit in te dienen. Sommige fondsen bieden een quickscan aan op hun website, die bestaat uit een aantal vragen om erachter te komen of je initiatief past bij de eisen. Bij twijfel kun je ook altijd contact opnemen met het fonds en vragen stellen. Let op: bij veel fondsen kunnen alleen stichtingen en verenigingen een aanvraag doen, dus als individu zonder organisatie kan je dan geen fonds aanvragen. 

2. Weet wat je wil en met wie

Een goede aanvraag begint met een duidelijk afgebakend idee over wat je wil doen. Op die manier weet je of jouw idee past bij de thema’s die het fonds bekostigt. Vervolgens moet je al vroeg nadenken of jij of jouw organisatie dit alleen kan of dat je dit samen wil doen met partners. Vullen de partners elkaar aan wat betreft expertise, ervaring, capaciteit? En check of het fonds samenwerking met partners waardeert. Start gesprekken met partners in een vroeg stadium, en blijf scherp op mogelijke concessies en hoe die in verhouding staan tot de toegevoegde waarde van de samenwerking. Ben je op zoek naar partners? Kijk op de website van de Nederlandse organisaties Roma en Sinti voor inspiratie.

3. Een goede begroting is het halve werk

Als je minder ervaring hebt met aanvragen schrijven, is het zinvol om eerst een begroting op te stellen. Hierin denk je na over de activiteiten die je wil uitvoeren, wie ze gaat uitvoeren, hoeveel uren/tijd dat kost, en welke uurtarieven je hanteert. Denk ook na over projectkosten, zoals huur van een ruimte, catering voor een evenement, etc. Kijk of het totaalbedrag van jouw kosten overeenkomt met het maximumbudget van het fonds of de subsidie. Soms moet je je begroting weer naar beneden aanpassen. Door eerst te begroten kan je goed zien of jouw geplande activiteiten realistisch zijn of dat je je ambities moet bijstellen.

4. Schrijven en indienen

Als je de voorwaarden en jouw idee, partners en begroting helder hebt, is het tijd om echt te gaan schrijven. Kijk vooraf goed naar alle vragen die beantwoord moeten worden en het maximum aantal woorden per antwoord. Houd het kort maar krachtig. Kijk ook naar welke aanvullende gegevens of documenten er nodig zijn, zoals een btw-nummer of statuten. Regel deze op tijd. 
Kun je hulp gebruiken bij het schrijven? Schakel dan een vriend(in) of kennis in die kan helpen jouw idee om te zetten naar woorden. Je kan ook tegen betaling een professionele redacteur inschakelen. 

Dien je aanvraag altijd ruim voor de deadline in, liefst een dag van tevoren. Wacht niet tot het laatste moment. Soms krijg je in de laatste fase nog aanvullende vragen die je moet beantwoorden. Of je ervaart technische problemen, en moet een helpdesk bellen. Het zou zonde zijn als je aanvraag door het missen van de deadline in de prullenbak belandt.

Veel succes!